外贸客户开发信怎么写,如何写好外贸开发邮件

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互联网上关于外贸客户开发信的写作教程数不胜数,相关模板更是铺天盖地,眼花缭乱之际,很多从业新人不知道哪些是真正有用的,哪些是滥竽充数的。

在实践中,我发现写好外贸开发邮件的关键在于个性化和创新。首先,要了解目标客户的需求和痛点,只有这样才能在信中准确地传达你的产品或服务能够满足他们的需求。其次,要避免使用过于常规的模板和套话,而是要注重突出自己的特点和独特的价值主张。这样才能吸引客户的注意力,并增加信件被阅读的可能性。

另外,要注意外贸客户开发信的结构和语言的简洁性。开发信通常只有短短几段,所以要在有限的篇幅内清楚地表达你的意图。同时,使用简洁明了的语言,避免使用过于复杂或晦涩的词汇,让客户能够快速理解你的信息。

最后,要不断测试和优化你的开发信。通过分析客户的反馈和回应,了解哪些元素和表达方式更受欢迎,然后进行相应的调整和改进。只有不断改进和提升,才能写出更具吸引力和有效果的开发信。

总之,写好外贸客户开发邮件需要一定的创新和个性化,同时也需要不断的实践和优化。希望以上的见解能够帮助到外贸从业人员,在写开发信时更加有信心和准确地传达自己的价值。

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1.外贸客户开发信的构成

说到外贸客户开发信的构成,标题和正文是最重要的部分。如果标题不吸引人,客户根本不会打开邮件;如果正文内容不到位,客户即使看了邮件也不会回复。然而,签名也是不可忽视的。在某些特殊情况下,签名的重要性就会显现出来。

假设一个客户对我的开发信产生了兴趣,想了解一下我所属公司的产品。结果,通过邮件,除了知道我叫Elisa,却没有找到任何其他联系方式。客户会怎么办呢?有人可能会说,客户可以通过邮箱后缀找到公司网站并查询所需信息。然而,我们要明白的是,客户是我们要努力开发的“资源”,他们拥有选择权。既然不是非你不可,他们为什么要费心费力地去寻找你的联系方式呢?这对客户有什么好处呢?除非客户的订单非常紧急,没有时间筛选其他供应商,或者你的产品真的独一无二,让他们一见倾心。更多外贸知识请到数智易www.iabcd.cn

想要写好一封开发信,首先要了解开发信的重要构成要素。

1.1标题

标题的重要性:为了引起客户的兴趣,了解客户需求是关键。通过分析客户网站,可以了解客户公司的目标市场、产品动态、起源、历史以及高层领导的信息。通过了解客户,可以写出更有针对性的开发信。对于私人邮箱客户,了解信息的可能性较小。因此,我们应该对客户进行背景调查并划分等级,然后根据等级写开发信。以下是几种常用的标题类型:使用客户产品名称、更好的产品、问候、直接使用客户经常购买的产品名称。总之,要站在客户的立场上思考问题,围绕客户感兴趣的信息来命名标题。一个吸引人的标题是刺激客户打开邮件的关键。对于带有公司后缀的邮箱客户,成单潜力和返单率更高。

1.2 正文

在外贸业务中,我曾听到许多前辈分享的经验。他们几乎都强调,开发信的正文应该简短,不要冗长,要让客户在5秒钟内能够浏览全文。我认为这些观点有一定道理,但不能当作绝对的真理,因为事实上并没有什么绝对的规则。如果有某些事情用三言两语无法讲清楚,多写一些介绍和说明也未尝不可。关键是你的开发信必须要有吸引人的内容,让客户有兴趣和愿望继续阅读。

我相信大家都看过小说和电视剧。有的人起初只是为了打发时间,但越看越上瘾,甚至为了尽快知道大结局而通宵追剧,第二天带着“熊猫眼”上班。写开发信也是同样的道理。首先要引起客户的兴趣,激发对方的好奇心,然后通过一系列有序的引导,让客户记住你、相信你,并最终放心地将订单交给你。

有人可能会说,这些道理谁都明白,关键是如何迅速引起客户的兴趣呢?正如前文所说,可以参考客户的网站,找到突破口。

想要达成合作,就必须设法让客户开口说话。对客户说得越多,你就越了解他;他透露的信息越多,成交的可能性就越大。毕竟,谁也不会把时间浪费在没有意义的事情上,商人尤其如此。因此,业务员要学会分析客户提供的各种信息,结合自己公司产品的卖点和特点,对客户进行适度的营销。

找到能引起客户兴趣的点,会让对方迅速产生对你开发信的探究欲望。但要记住,在第一封邮件中不要将所有信息都透露出来,留下一些问题让客户思考,并引导他进一步提问,同时给自己再次发送邮件争取合作的机会。

例如,如果你推荐的产品是客户之前未使用过的,那么第一封邮件可以以帮助客户开拓更多市场为切入点;如果客户没有回复,在第二封邮件中,可以通过某个成功客户的案例进一步吸引客户;第三封邮件可以讲述当地市场某些客户的正面反馈,以打动客户。总之,在写开发信时,要尽量以“你”为主体,少用“我”或“我们”,多说“你能得到什么”,少说“我能做什么”。

开发信不同于询盘,客户没有那么强烈的目的性,而且大多数客户都已经有稳定的合作供应商,不太可能因为一封开发信就决定更换供应商。除非业务员运气特别好,开发信恰好在对方正在寻找新的合作供应商时发出。就像我的同事G一样,刚入职时,他群发了很多封开发信,恰好遇到一个需要的客户,没两天就成功地成交了一个大客户,立刻转正了。

然而,大多数情况下,很难有这样的运气。一个客户的成交是许多因素共同作用的结果,而运气是最不可控的因素。因此,不要抱有不切实际的幻想,写开发信需要耐心和反复练习,也可以说是相当折磨人的。要做好持久战的准备,特别是面对资深客户和优质客户,不要心急,不要指望他们立刻下单。我曾经花了将近八个月的时间才最终谈成一个优质客户,现在回头想想,感谢自己的坚持!

总的来说,开发信发出后,不要期望对方立即回复。即使对方没有回复,也不代表没有希望。抓住时机,可以进行二次、三次甚至多次争取。只要是你认定的优质客户,就不要轻言放弃,根据实际情况调整应对策略,总会有好转的时刻。

1.3 称呼和签名

标题和正文内容是开发信成功与否的关键,但称呼和签名也是不可忽视的重要因素。举个例子来说,我曾经收到过一个开发信,其中的一个称呼引起了我的注意。每次收到这个人发来的开发信,他都以”Dear Sophia”开头,而我们公司正好有一位叫Sophia的业务员。由于这个称呼的巧妙运用,我每次都会不由自主地查看邮件内容,并逐渐对发件人产生了印象。相比之下,那些以”Dear Manager”等笼统称呼开头的开发信通常只会被我匆匆浏览,而没有称呼或缺乏礼貌的开发信更是直接被删除。这个例子告诉我们,虽然只是一个小小的称呼,却能给客户带来不同的感受,进而产生不同的结果。

在写开发信时,许多人因为不知道客户的名字而使用”Hi Sir”或”Dear Manager”等称呼,看起来似乎没有问题。然而,这样的邮件客户已经见得太多,甚至对此感到反感。如果将称呼改为客户公司具体员工的名字,观感会迅速提升,因为这至少说明你提前做了功课,对该公司有所了解。

许多人在不了解客户情况的情况下,仅凭一个找到的邮箱地址就不停地给对方发开发信。他们不知道客户需要什么,也不知道自己推荐的产品是否符合客户需求。这样的开发信如何能吸引客户的关注呢?一个业务员是否用心,从对客户的称呼中就能看出端倪。

浏览客户的网站时,你总能找到一些人的名字,无论是CEO的名字还是某位项目经理的名字。只要有一个具体的名字,就比笼统的”Sir”或”Manager”更能引起对方的注意,就像我在前面提到的那位和我同事同名的”Sophia”一样。

至于开发信中的签名部分,我想说的是,与其盲从前辈们的建议,不如试试自己经过思考后认为可行的方式。只有这样,才能弄清楚哪些经验是真有道理的,哪些只是部分有道理,或者根本没有道理。一个优秀的业务员绝不能墨守成规,如果一种方法行不通,就尝试另一种,如果还不行,再换一种,直到达成目标为止。

2.写好外贸客户开发邮件的三个关键点

外贸新人在写外贸客户开发邮件时经常遇到被退信的情况,这是因为他们对客户不够了解,没有进行深入的调查分析。在写开发信之前,他们可能会感到忐忑不安,不确定自己找到的邮箱是否有效。在这种未知的情况下写出的开发信,很容易被退信,这并不奇怪。

在频繁遭遇退信的情况下,一两天坚持可能还可以,十几天甚至几个月坚持下去的人恐怕不多。要不得说,费尽心思地通过各种渠道找到客户的邮箱,像大海捞针一样不停地写开发信,每天重复着不知道什么时候才会有成果的工作,真的是非常痛苦的事情。许多外贸新人最初都带着激情进入这个行业,但随着时间的流逝,努力没有得到任何回报,内心充满了挫败感,开始怀疑自己、怀疑行业,甚至怀疑人生。

然而,颓废并不能解决任何问题。如果想要有所成就,与其机械地重复基础工作,不如认真思考如何写好开发信,提高获得客户回复的概率。这是万里长征的第一步,也是最关键的一步。更多外贸知识请到数智易www.iabcd.cn

接下来,我将分三个点进行论述。

2.1 找对人

在开发新业务时,我们常常认为与客户联系的成功率很低,很多业务员觉得 info 和 sales 邮箱地址没有用处,因为多数时候,发送邮件给这些地址,对方不会回复。但是,有时候也会有例外。

我曾经从同事那里得到一个客户,只因为他没有重视 info 邮箱,没有及时建档,结果我抢先一步联系到了客户,最后赢得了订单。事后,我和同事谈起这件事,他非常后悔。当时,他觉得 info 邮箱的成功率很低,所以没有及时建档,结果错失了机会。

不仅如此,我还有几个合作多年的老客户,一直在使用 info 邮箱,从未更换过。因此,在开发新业务时,我们不能太主观,不能凭经验做一些会让自己后悔的事情。

多浏览几个客户的网站,你会发现,很多公司都会在网站中介绍自己的历史和创始人。了解这些信息后,通过谷歌或一些专业搜索邮箱的工具,就能轻松地查到公司高层领导的邮箱。在写开发邮件时,可以直接发邮件给高层领导,并抄送给 info 和 sales 这类邮箱。这样,这些对外邮箱的负责人收到同时发给本公司高层领导的邮件后,会格外重视,被回复的概率相对较高。

同样地,如果你能在客户网站上找到其他与该公司相关的人员信息(不一定是采购人员),也可以使用同样的方式,直接以特定的人名为称呼联系客户。这比使用 Dear Manager 或 Dear Sir 开头更具针对性。

此外,像公司高层领导这样的收件人,并不一定真的了解或负责公司的采购业务。因此,在给对方写开发邮件时,可以效仿本章 1.1.4 中的开发邮件案例二。在对客户公司有一定了解的情况下,用委婉的口吻请求对方告知相关采购人员的联系方式,或请求对方直接转发邮件给采购人员。这样就能确保联系到正确的人。

当然,有人可能会问,对方是否愿意帮助我们。我认为,这一方面取决于运气,另一方面取决于业务员自身的沟通能力。

沟通能力,简单来说,就是业务员是否善于与客户交流。不要只是一句话就把对话引入僵局,而是要学会拓展思维,先明确自己的目的,然后以此为导向,逐步引导客户深入沟通。当然,沟通是一个循序渐进的过程,要记住,欲速则不达。

2.2 找对切入点

在写开发信时,我们需要找到一个切入点,也就是客户最关心的问题。这个切入点将帮助我们将开发信写得更加贴近客户的需求。举个例子,当我在客户的网站上看到他们专注于户外活动时,我立刻想到他们可能需要防水的产品。因此,我在推荐产品时,会重点推荐防水等级为IP65/IP67/IP68的产品,而不是非防水的产品。在开发信中,我们可以这样向客户表达:“从您的网站上,我得知您专注于户外活动,因此附件中的所有产品都是基于防水等级IP68的,如果需要非防水产品,我们也可以提供。” 这个简单的切入点可能会使我们的开发信脱颖而出。我曾经成功地成交过一个客户,其中一个原因就是我在开发信中写道:“从您的网站上得知,您通常将这些灯具用于户外,是吗?”这种互动引发了客户的回复冲动,并间接展示了我对工作的专业态度。双方的信任关系就是从这些微不足道的互动开始建立的。就像我们与陌生人见面一样,一开始可能会有些尴尬,但我们需要找到一些话题来打破僵局。我们可以根据对方的外在表现和神态特点进行试探,慢慢了解对方感兴趣的领域,从而将陌生变得熟悉起来。与客户的互动也是一样的!通过一些外在信息,我们可以找到切入点,给客户一个沟通的理由。然后,我们需要换位思考,想象自己是客户,最关心的是什么。只有站在对方的立场上思考问题,我们才能有效地拉近与客户的距离。根据客户的反应,我们可以采取相应的沟通策略,实现良性互动。这样的互动将有助于最终促成订单的成交。

2.3 找对产品

在给客户写开发信推荐产品时,很多业务员常常根据自己的喜好或者自家产品的热销程度来选择推荐的产品,而不是根据客户的真实需求来进行推荐。然而,这种做法常常导致无用功的结果。因此,推荐产品不应该凭主观想当然,只有当客户表示满意时,才能真正称之为好产品。

我自己在写开发信时也曾摸索了很多次。我曾经向某客户推荐我们公司的灯具产品,发现他们的网站上有一款和我们的产品完全相同的产品A。于是,我直接将我们自家的同款产品发送给客户,并表示我们的价格更优惠。然而,我并没有得到回复。

后来,我换了一种思路,不再直接推荐产品A,而是推荐同类型的产品A1,并在邮件中解释A1具备哪些A没有的特点,以及为什么选择A1比选择A更好,并附上使用过这两款产品的客户的真实反馈。这样的推荐方式更能抓住买家心理,帮助客户解决内心的疑问,比单纯地推荐同款产品更具吸引力和说服力。此外,如果同款产品的价格相差很大,客户会对此有所顾虑。因此,不如根据该款产品的特性,推荐其他同类产品中更具优势的。

举个例子,市面上有一款很热销的全彩灯珠型号叫做SK6812,但它存在一个明显的缺点,即当灯条中的一个灯珠损坏时,其他灯珠也会全部不亮。对于一些工程客户来说,使用这款灯珠制作灯条时,一旦发生损坏,修复的成本极高。因此,如果这款产品在客户网站上有展示,业务员可以以SK6812型号灯珠的缺点为切入点,推荐另外一款灯珠,当灯条中的一个灯珠损坏时,其他灯珠仍然正常工作。相信这样更能引起客户的兴趣。

如果客户的网站不是产品展示型的,业务员很难根据此来判断客户的实际需求。这时,可以参考同类客户的需求。举个例子,我曾经接触过一个法国客户,他们从事演出平台搭建业务。当时我刚刚入行,并不真正了解他们的需求,所以当客户询问某种产品的价格时,我就机械地报了那种产品的价格。结果客户收到样品后给出的反馈是不符合要求。因为做演出平台搭建业务需要的是0.114千克的PCB板,而我默认按照常规的0.057千克的PCB板发出了样品。这次犯错导致后续的合作机会也没有了。

然而,当我再次接触到同类的演出平台搭建业务客户时,我已经知道他们对PCB板的硬性要求了。因此,在报价时,我不再用常规产品来报价,避免了再次犯错的可能。这样,既避免了二次犯错的可能,又让客户感受到了我的专业。

综上所述,业务员在向客户推荐产品时,切勿盲目行事,不要把自己的偏好当成客户的偏好。而是要从实际出发,根据不同的客户需求来推荐不同的产品。对客户而言,适合他们的产品才是最重要的。更多外贸知识请到数智易www.iabcd.cn

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